OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA DAL 1 GENNAIO 2019
La nostra guida pratica per capire come funziona la fatturazione elettronica obbligatoria 2019 e affrontarla senza paura!
Il BiStudio sarà di supporto per la gestione di questo nuovo adempimento con servizi personalizzati ad ogni esigenza:
– Gestione completa della fatturazione elettronica per conto della ditta, dalla creazione all’archiviazione utilizzando il nostro Software o quello dell’azienda.
– Affiancamento durante tutto il percorso di adattamento alla nuova normativa con consulenze in azienda o presso i nostri uffici.
– Formazione dell’imprenditore per poter gestire in autonomia questa nuova parte del suo lavoro se lo desidera consigliando i Software più adatti ed economici.
– Formazione del personale addetto a tale adempimento.
CHE COSA è LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?
Ha avuto inizio nel 2014 per le pubbliche amministrazioni e dal 2017 il Sistema di Interscambio (sistema dell’Agenzia delle Entrate utilizzato per lo scambio delle fatture elettroniche) è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati (imprese, professionisti, ecc…) per poter trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche in modo facoltativo, mentre entrerà in vigore per tutti dal 1° Gennaio 2019.
La Legge di Bilancio prevede che per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti passivi iva e residenti in Italia siano emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML.
Ma, cos’è e come funziona la fatturazione elettronica? La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare o comunque limitare l’utilizzo del supporto cartaceo. La vecchia fattura cartacea si trasforma in un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.
Niente paura! Non dovrai trasformarti in un tecnico informatico, ti aiuteremo!
Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, tramite editor testuali o fogli di calcolo (word, excel, ecc…), usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati. Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta, e-mail, piccione viaggiatore, ecc… Il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (pertanto le fatture scaricate tramite email andavano stampate).
Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
- La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
- Viene firmata digitalmente dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
- Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse.
- Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
I 4 PASSI FONDAMENTALI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
- Compilazione della fattura elettronica
- Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d’Interscambio
- Ricezione e registrazione della fattura
- Conservazione della fattura elettronica
COME SI COMPILA?
Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il tuo software di fatturazione o gestionale (se non ne hai uno possiamo consigliarti oppure occuparcene noi).
La procedura per fatturare è sempre la medesima. Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML FatturaPA.
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
- gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
- i consumatori: al momento non sappiamo ancora come verranno identificati. L’unica certezza è che il consumatore può chiedere che gli venga consegnata una copia cartacea della fattura;
- per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) le strade di invio sono 2:
- PEC: il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerà la fattura.
- Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.
FIRMA ELETTRONICA
Una volta che hai prodotto la tua fattura sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.
RICEZIONE E REGISTRAZIONE
Il SdI è una specie di postino! Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.
A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla (anche se è probabile che nei primi tempi le aziende invieranno ai clienti anche una copia “tradizionale”).
CONSERVAZIONE
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica obbligatoria che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
SOGGETTI OBBLIGATI ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di emissione di fatture elettroniche mediante il sistema di interscambio SdI fornito dall’Agenzia delle Entrate viene esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali residenti, stabiliti o identificati nel territorio italiano):
Ma, in realtà l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica tra privati non elimina del tutto l’utilizzo delle fatture analogiche (cartacee) in alcuni specifici casi.
I soggetti NON obbligati all’emissione di fatture elettroniche secondo la normativa attuale sono:
- coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
- coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
- le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.
Le fatture elettroniche emesse verso consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate e a richiesta una copia della fattura in formato analogico.
ATTENZIONE ATTENZIONE però! In realtà, i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola EMISSIONE di fatture elettroniche. Questo vuol dire che ad esempio i soggetti che applicano il regime forfettario dovranno in realtà attrezzarsi comunque per ricevere le fatture elettroniche. Inoltre, ci si aspetta che molto rapidamente anche i soggetti esclusi aderiscano alla fatturazione elettronica B2B e B2C visto che presto diventerà uno standard.
PERCHE’ AFFIDARSI AD UN GESTIONALE O AD UN INTERMEDIARIO COME BISTUDIO
Cambiando gli adempimenti a cui sono sottoposte le ditte anche il Bistudio si rinnova nei servizi offerti per essere sempre al passo ed al fianco dei nostri clienti.
Per questo motivo oltre ad essere di supporto nella scelta dei gestionali che possono essere di aiuto alle aziende per svolgere tutti questi nuovi adempimenti il nostro Studio effettua la contabilità aziendale direttamente nella sede o in remoto presso i nostri uffici riuscendo cosi a migliorare la qualità dei vecchi servizi e fornire la gestione completa della fatturazione elettronica mettendo a disposizione la nostra professionalità. Possiamo occuparci della fatturazione tramite l’utilizzo dei nostri gestionali oppure lavorando sul gestionale aziendale direttamente nella sede di lavoro.
E’ importante affidarsi ad un intermediario o ad un gestionale per poter continuare con l’attività imprenditoriale senza diventare improvvisamente tecnici informatici e addetti contabili..
Ricapitolando: scadenze e soluzioni
Le tappe fondamentali della normativa:
- 1° luglio 2018: gli acquisti di carburante vengono documentati obbligatoriamente tramite fattura elettronica e il pagamento (ai fini detrattivi e deduttivi) deve avvenire tramite carte di credito, bancomat o simili [ NB: obbligo reinviato al 1° gennaio 2019 ].
- 1° luglio 2018: fattura elettronica obbligatoria per le prestazioni di servizi rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di appalti pubblici.
- 1° settembre 2018: fatture elettroniche per il Tax free shopping.
- 1° gennaio 2019: la fattura elettronica è l’unico metodo di fatturazione accettato (ne sono esclusi solo i soggetti in regime fiscale di vantaggio o regime forfettario).
Qual è la soluzione migliore per gestire la fatturazione elettronica?
L’adozione di un software di fatturazione aggiornato o di un gestionale è la soluzione più semplice per affrontare la fatturazione elettronica obbligatoria. Con Bistudio puoi usufruire a prezzi agevolati del software di fatturazione acquistato dallo studio o in alternativa sceglierne uno privato per autogestire questo nuovo adempimento.
Contattaci anche per un consiglio sull’acquisto del gestionale, sul mercato stanno uscendo tantissime proposte ma la pubblica amministrazione ha messo online strumenti gratuiti validi a seconda delle esigenze.
Continueremo a tenervi aggiornati sulle novità!
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